Politique de gestion des données personnelles
L'Université de Toulouse s'engage à ce que les traitements de données à caractère personnel, effectués à partir de son site internet institutionnel et de ses sites annexes, soient conformes à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, dont la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dite « loi informatique et libertés », ainsi que le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit « Règlement général sur la protection des données ».
Dispositions générales
Responsable de traitement
Le responsable de traitement est l’Université de Toulouse+33 (0)5 61 55 66 11
118 Route de Narbonne
31 062 TOULOUSE CEDEX 9
Le représentant légal du responsable de traitement est Madame Odile RAUZY, dument habilitée en sa qualité de Présidente de l’Université de Toulouse.
Définitions
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Est qualifiée de donnée à caractère personnel ou données personnelles, toute information se rapportant à une personne physique identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Cette identification peut être réalisée grâce à une seule donnée ou via un croisement de données vous concernant.Qu’est-ce qu’un traitement de données personnelles ?
Est qualifié de traitement de données, toute opération automatisée ou non automatisée portant sur des données personnelles, comme par exemple l’accès, la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation, la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la mise à disposition, l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.Objet
Pour satisfaire à son bon fonctionnement, l’Université de Toulouse (ci-après l’UT) est tenue de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs aux utilisateurs du site internet de l’UT ainsi que de ses sites annexes.La présente politique de gestion des données personnelles a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l’université et ainsi de formaliser les droits et les obligations des utilisateurs du site internet de l’UT et de ses sites annexes au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
Aucun des traitements de données personnelles réalisées par l’UT prévoit de prise de décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD depuis son site internet ou ses sites annexes.
Dispositions applicables
La présente politique de gestion des données personnelles s’applique à toute personne qui navigue sur le site internet de l’UT, ses sites annexes et utilise les différents services destinés à la gestion administrative et pédagogique des étudiants disponibles sur le site internet et/ou interagit avec l’UT dans le cadre de l’utilisation du site internet.En fournissant des données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation du site internet de l’UT ou ses sites annexes, l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des termes de la présente politique de gestion des données personnelles.
Obligations générales
L’Université de Toulouse s’engage à :- ne traiter les données à caractère personnel que pour les seules finalités décrites ci-après ;
- garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées ;
- veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engage à respecter la confidentialité desdites données ;
- mettre en œuvre tous les moyens techniques, organisationnels, et humains propres à assurer la protection des données à caractère personnel.
Collecte et utilisation des données
Sur le site de l’UT, les données à caractère personnel des utilisateurs peuvent être collectées via :| Moyen | Destinataire des données | Finalité du traitement | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Inscription à un évènement | Cf mentions d’information dédiées de l’évènement | Enregistrer les inscriptions à un évènement pour en permettre son organisation | Cf mentions d’information dédiées de l’évènement |
| Formulaire de contact | Services concernés par la demande | Instruire les demandes de contact Transférer la demande au service concerné |
1 an |
| Formulaire de réservation de matériel/salles | Services concernés par la demande | Instruire les demandes de réservation de matériel ou de salles | 1 an |
| Demande de service/réclamation | Services concernés par la demande | Instruire les demandes de service/réclamation Transférer les demandes aux services concernées pour y répondre |
2 ans |
| Formulaire de dépôt de petites annonces | DFVE pôle animation et soutien de la vie étudiante | Instruire les demandes de dépôt de petites annonces, publier les annonces sur le site internet et ENT de l’université | à validité |
| Candidatures | Service concerné par la candidature | Enregistrer les candidatures, prendre contact avec l'intéressé | 2 ans |
Hébergement et durée de conservation des données
Toutes les données que vous nous communiquez depuis le présent site internet et nos sites annexes sont hébergées par l’Université de Toulouse.Les données seront conservées pendant la durée d’utilité administrative définie par l’instruction relative aux archives publiques ou bien pendant la durée nécessaire à la réalisation du service, puis supprimées ou archivées. Exceptionnellement, les données présentant un intérêt administratif, notamment en cas de contentieux, justifient une durée de conservation plus longue afin de respecter les règles de prescription applicables.
Toutes les durées de conservation relatives aux traitements de données personnelles mises en œuvre dans le cadre du présent site internet et ses sites annexes sont précisées dans le tableau récapitulatif des traitements.
Transfert de données hors Union Européenne
L’Université de Toulouse n’effectue aucun transfert de données personnelles vers un pays hors de l’Union Européenne ou tout autre organisation international dans le cadre de son site internet et ses sites annexes.Caractère obligatoire lors de la collecte de données
Lors de vos échanges avec nos différents services et afin de pouvoir instruire au mieux votre demande, nous pouvons vous demander de nous fournir des données d’identification ainsi que vos coordonnées. Le caractère obligatoire des informations à nous transmettre est identifié par un astérisque « * » et par la mention « obligatoire ».Témoins de connexion : Cookie de session et mesure d’audience
Pour en savoir plus sur les témoins de connexion, vous pouvez consulter la page dédiée.Vos droits
Conformément à la règlementation en vigueur, vous disposez d’un droit d’accès à vos données personnelles, de les rectifier, de vous opposer à leur traitement ou d’en obtenir limitation, l’effacement ou leur portabilité dans la mesure où cela est applicable.Par ailleurs, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement pour les traitements qui seraient fondés sur celui-ci, ou demander à ne plus recevoir de communications relatives aux informations, annonces, vœux, newsletters ainsi qu’aux invitations à des événements organisées par l’UT.
Selon les traitements détaillés ci-après, vous bénéficiez des droits suivants :
- Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir les informations de vos données personnelles détenues par l’UT.
- Droit de rectification : vous avez le droit de demander la modification d’informations inexactes ou incomplètes de vos données personnelles.
- Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer aux traitements de vos données personnelles.
- Droit de retirer votre consentement : vous pouvez, pour les traitements fondés sur le consentement, retirer à tout moment le consentement que vous avez donné pour un traitement.
- Droit à l’effacement : Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles pour l’un des motifs suivants :
- Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Vous retirez votre consentement au traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement.
- Vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement.
- Les données font l’objet d’un traitement illicite.
- Les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.
- Droit à la portabilité : dans le cadre de notre mission de service public, le droit à la portabilité des données transmises pour un traitement en vue d’une délivrance d’un service n’est pas applicable.
En cas de suppression des données ou d’anonymisation de celles-ci, qui empêchent toute identification de façon irréversible, l’utilisation des droits mentionnés ci-dessus ne sera pas possible.
| Nom du traitement | Base légale | Vos droits |
|---|---|---|
| Inscription à un évènement | Contrat | Accès Rectification Limitation |
| Formulaire de contact | Obligation légale | Accès Rectification Limitation |
| Formulaire de réservation de matériel/salles | Contrat | Accès Rectification Limitation |
| Demande de service/réclamation | Intérêt légitime | Accès Rectification Limitation Opposition |
| Formulaire de dépôt de petites annonces | Consentement | Accès Rectification Limitation Opposition Effacement Retrait du consentement |
| Candidatures spontanées | Intérêt légitime | Accès Rectification Limitation Opposition |
Comment exercer vos droits
Si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez adresser votre demande à notre délégué à la protection des données (DPO) à l’adresse mail suivante : dpo@utoulouse.fr.Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.